Tiedote lakisääteisestä liittymisvelvoitteesta Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon

Tämä tiedote koskee sosiaalipalveluja tuottavia yrityksiä. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021) eli asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon julkisia ja yksityisiä palvelunantajia liittymään Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakastietolaki velvoittaa kaikkia julkisia sosiaalihuollon palvelunantajia liittymään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Myös yksityisten sosiaalihuollon palvelunjärjestäjien on liityttävä Kanta- palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon (katso Asiakastietolaki). Sosiaalihuolto ottaa käyttöön Kanta-palvelut siirtymäaikojen puitteissa:

• Julkisen sosiaalihuollon palvelunantajien ja julkisen sosiaalihuollon lukuun toimivien yksityisten palvelunantajien on liityttävä viimeistään 1.9.2024.

Tämä tarkoittaa, että 1.9.2024 täytyy myös Etelä- Karjalan hyvinvointialueelle ostopalveluna ja palvelusetelillä palveluja tuottavilla yrityksillä olla käytössä asiakastietojärjestelmä, mistä ostopalvelu- ja palveluseteliasiakkaiden tietoja voi viedä Kantaan.

Tietoja kirjatessa tulee kaikki sosiaalihuollon tiedot jakaa aina palvelutehtävittäin. Julkisen sosiaalihuollon ja sen lukuun toimivan palvelunantajan tulee aloittaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tallentaminen valtakunnalliseen arkistointipalveluun palvelutehtävittäin seuraavasti:

• Lapsiperheiden, työikäisten ja iäkkäiden palvelutehtävässä syntyvät asiakirjat viimeistään 1.9.2024
• Lastensuojelun palvelutehtävässä syntyvät asiakirjat viimeistään 1.3.2025
• Vammaispalvelujen palvelutehtävässä syntyvät asiakasasiakirjat viimeistään 1.9.2025
• Päihdehuollon palvelutehtävässä syntyvät asiakasasiakirjat viimeistään 1.3.2026
• Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävässä syntyvät asiakasasiakirjat viimeistään 1.9.2026

Huomioittehan, että myös itse maksavien asiakkaiden osalta asiakastiedot täytyy viedä Kantaan 1.1.2026 alkaen.

Palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen (itsemaksavat asiakkaat, omarahoitteiset palvelut) perustuvassa yksityisessä sosiaalihuollossa syntyvien asiakasasiakirjojen tallentaminen on aloitettava valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin 1.1.2026 alkaen.

Ohjeita ja linkkejä

Jokaisella yksityisellä palveluntuottajalla on oltava voimassa olevat asianmukaiset luvat ja ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajana toimimiseen.

• Asiakastiedot tulee jatkossa kirjata rakenteisessa muodossa ja kirjaamisessa tulee käyttää kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu
• Tutustu Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen (THL) määräyksiin: Määräykset – Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla – THL.

Kanta-palveluihin liittyvää ohjausta ja neuvontaa antaa Kela

Kela on ensisijainen ohjaava taho neuvomaan ja ohjeistamaan teitä Kanta-palveluihin ja tiedonhallintaan liittyvissä kysymyksissä. Yksityisten sosiaalipalvelua tuottavien yritysten on liityttävä Kanta-palveluihin asiakastietolain mukaisesti

• Kanta-palvelussa on kyse lakisääteisistä velvoitteista
• Ohjausta ja neuvontaa antaa Kelan Kanta-palvelut (Kanta-palvelut, käyttöönottojen tuki ja ohjaus, määrittelyt ja tekniset ohjeet)
• Terveyden- ja Hyvinvoinninlaitos (kirjaaminen sosiaalihuollossa, tiedonhallinnan kehittäminen, sosiaalihuollon toimintaympäristö ja palvelutuotanto, asian- ja asiakkuudenhallinta, asiakasasiakirjat, henkilörekisterit, käytönhallinta, Omakannan tietosisältö).
• Tutustu: sosiaalihuollon Kanta-koulutusiin
• Kantakäsikirja Kantaan liittyville sosiaalihuollontoimijoille
• Kanta, Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto
• Yksityisille palveluntuottajille yksityiskohtaisia ohjeita sosiaali- ja terveydenhuollon Kanta-palveluihin liittymiseksi